Vernieuwde planningstool zorgt voor flexibiliteit

De planning. In een sector die zo afhankelijk is van externe factoren als groen- en tuinaanleg is het wellicht een van de grootste uitdagingen in de bedrijfsvoering. Slechte weersomstandigheden, een tekort aan personeel, noodzakelijke machines die onverwacht in onderhoud of reparatie moeten … allemaal dreigen ze ervoor te zorgen dat de vooropgestelde werkzaamheden in het honderd lopen. Om dat te voorkomen zijn een duidelijk overzicht en enige flexibiliteit onontbeerlijk.

“In de groensector is planning van oudsher een – soms letterlijk – weerbarstig gegeven”, weet ook John Willemsen van Infogroen. Alvorens de man ruim dertig jaar geleden de sectorspecifieke businesssoftware GroenVision ontwikkelde, stond hij namelijk zelf in het vak. “Wie het goed onder de knie krijgt, heeft dan wel meteen de sleutel tot professionalisering in handen. Want wie een duidelijke planning vooropstelt en afspraken nakomt, geeft zichzelf niet alleen de kans om efficiënter te werk te gaan, maar kan doorgaans ook meteen rekenen op tevreden klanten en dito personeel. Medewerkers weten bijvoorbeeld precies waar ze die dag aan toe zijn, zullen hun taken beter uitvoeren en, met andere woorden, een hogere kwaliteit afleveren. En dat betekent dan weer dat projecten gemakkelijker afgemaakt en betaald worden.”

Om groenvoorzieners en hoveniers te ondersteunen in hun planning, heeft GroenVision al vele jaren een planningsoplossing, maar in navolging van diverse technologische ontwikkelingen lanceerde Infogroen dit jaar de volledig vernieuwde PlanVision-tool. “Met oog op de vele variabele factoren werd de tool volledig opnieuw ontwikkeld”, geeft Willemsen mee. “Zo kunnen we onze klanten nu niet alleen een duidelijk overzicht van de geplande projecten bieden, maar ook de nodige flexibiliteit om daar met een enkele klik de nodige aanpassingen aan te doen wanneer de omstandigheden dat vragen.” 

PlanVision geeft een duidelijk overzicht van de planning in de vorm van een tijdlijn, die volgens vier verschillende parameters bekeken kan worden: projecten, ploegen, individuele medewerkers of het materieel. Zo kan in één oogopslag gecontroleerd worden of een bepaalde machine nog voorhanden is of welke medewerker beschikbaar is om een zieke collega op project X te vervangen. Een aanpassing in de ene parameter wordt bovendien automatisch overgedragen naar de overige parameters, zodat er geen risico bestaat op fouten of dubbele boekingen.

Niet toevallig werd de vernieuwde PlanVision ook als app beschikbaar gemaakt in VisionMobile, het mobiele platform van GroenVision. “In de eerste plaats beschouwen we dit als een handige ondersteuning voor de uitvoering. Zij kunnen doorgaans weliswaar geen aanpassingen doorvoeren in de planning, maar krijgen wel een duidelijk overzicht van hun eigen taken, de materialen die ze daarvoor nodig hebben, enzovoort.”  

In principe kan elk bedrijf zelf beslissen wie wel of geen actieve toegang krijgt tot de planningstool, zij het via de backoffice, zij het via de app. “Voor de planner is het bijvoorbeeld handig dat hij of zij ook vanop afstand de nodige aanpassingen kan doorvoeren, en soms krijgen ook voormannen de nodige machtigingen om in de planning in te grijpen, bijvoorbeeld wanneer bepaalde projecten uitlopen. Technisch is alles mogelijk, maar praktisch is het toch goed om daar bewust mee om te gaan. Hoe meer mensen aanpassingen kunnen doorvoeren, hoe chaotischer het uiteindelijk weer wordt.”

Zelfs zonder actieve toegang tot de planning, valt er veel meer te halen uit de mobiele PlanVision-app. “De planning kan namelijk gebruikt worden als onderlegger voor de mobiele urenregistratie”, verklaart Willemsen. “Concreet houdt dit in dat de medewerkers op het project met enkele klikken een digitale werkbon zichtbaar hebben, die via dezelfde app digitaal ondertekend kan worden door de klant voor akkoord. De gewerkte uren kunnen direct geregistreerd worden en zelfs voorbereid worden voor de facturatie. En zo heeft ook de administratie meteen een beter overzicht over de voortgang bij aangenomen werk.”