Tagarchief: Infogroen

Vernieuwde planningstool zorgt voor flexibiliteit

DuoschermProjectPlanVisionPOPUP_0001
Lees het gehele artikel

De planning. In een sector die zo afhankelijk is van externe factoren als groen- en tuinaanleg is het wellicht een van de grootste uitdagingen in de bedrijfsvoering. Slechte weersomstandigheden, een tekort aan personeel, noodzakelijke machines die onverwacht in onderhoud of reparatie moeten … allemaal dreigen ze ervoor te zorgen dat de vooropgestelde werkzaamheden in het honderd lopen. Om dat te voorkomen zijn een duidelijk overzicht en enige flexibiliteit onontbeerlijk.

“In de groensector is planning van oudsher een – soms letterlijk – weerbarstig gegeven”, weet ook John Willemsen van Infogroen. Alvorens de man ruim dertig jaar geleden de sectorspecifieke businesssoftware GroenVision ontwikkelde, stond hij namelijk zelf in het vak. “Wie het goed onder de knie krijgt, heeft dan wel meteen de sleutel tot professionalisering in handen. Want wie een duidelijke planning vooropstelt en afspraken nakomt, geeft zichzelf niet alleen de kans om efficiënter te werk te gaan, maar kan doorgaans ook meteen rekenen op tevreden klanten en dito personeel. Medewerkers weten bijvoorbeeld precies waar ze die dag aan toe zijn, zullen hun taken beter uitvoeren en, met andere woorden, een hogere kwaliteit afleveren. En dat betekent dan weer dat projecten gemakkelijker afgemaakt en betaald worden.”

Sneller en intuïtiever plannen

Om groenvoorzieners en hoveniers te ondersteunen in hun planning, heeft GroenVision al vele jaren een planningsoplossing, maar in navolging van diverse technologische ontwikkelingen lanceerde Infogroen dit jaar de volledig vernieuwde PlanVision-tool. “Met oog op de vele variabele factoren werd de tool volledig opnieuw ontwikkeld”, geeft Willemsen mee. “Zo kunnen we onze klanten nu niet alleen een duidelijk overzicht van de geplande projecten bieden, maar ook de nodige flexibiliteit om daar met een enkele klik de nodige aanpassingen aan te doen wanneer de omstandigheden dat vragen.” 

PlanVision geeft een duidelijk overzicht van de planning in de vorm van een tijdlijn, die volgens vier verschillende parameters bekeken kan worden: projecten, ploegen, individuele medewerkers of het materieel. Zo kan in één oogopslag gecontroleerd worden of een bepaalde machine nog voorhanden is of welke medewerker beschikbaar is om een zieke collega op project X te vervangen. Een aanpassing in de ene parameter wordt bovendien automatisch overgedragen naar de overige parameters, zodat er geen risico bestaat op fouten of dubbele boekingen.

Mobiele toegang

Niet toevallig werd de vernieuwde PlanVision ook als app beschikbaar gemaakt in VisionMobile, het mobiele platform van GroenVision. “In de eerste plaats beschouwen we dit als een handige ondersteuning voor de uitvoering. Zij kunnen doorgaans weliswaar geen aanpassingen doorvoeren in de planning, maar krijgen wel een duidelijk overzicht van hun eigen taken, de materialen die ze daarvoor nodig hebben, enzovoort.”  

In principe kan elk bedrijf zelf beslissen wie wel of geen actieve toegang krijgt tot de planningstool, zij het via de backoffice, zij het via de app. “Voor de planner is het bijvoorbeeld handig dat hij of zij ook vanop afstand de nodige aanpassingen kan doorvoeren, en soms krijgen ook voormannen de nodige machtigingen om in de planning in te grijpen, bijvoorbeeld wanneer bepaalde projecten uitlopen. Technisch is alles mogelijk, maar praktisch is het toch goed om daar bewust mee om te gaan. Hoe meer mensen aanpassingen kunnen doorvoeren, hoe chaotischer het uiteindelijk weer wordt.”

De tijdlijn toont in één oogopslag waar nog ruimte is om werken in te plannen.

Rechtstreeks toegang op het project

Zelfs zonder actieve toegang tot de planning, valt er veel meer te halen uit de mobiele PlanVision-app. “De planning kan namelijk gebruikt worden als onderlegger voor de mobiele urenregistratie”, verklaart Willemsen. “Concreet houdt dit in dat de medewerkers op het project met enkele klikken een digitale werkbon zichtbaar hebben, die via dezelfde app digitaal ondertekend kan worden door de klant voor akkoord. De gewerkte uren kunnen direct geregistreerd worden en zelfs voorbereid worden voor de facturatie. En zo heeft ook de administratie meteen een beter overzicht over de voortgang bij aangenomen werk.”  

Vision-Mobile software geeft controle over projecten. Minder achter het bureau en meer tijd buiten

ipad-scherm-met-planning
Lees het gehele artikel

Maar dan is het wel zo praktisch dat de groenprofessional inzicht heeft in de werkzaamheden. Onduidelijkheid over beplanting, stroeve communicatie en veel papierwerk bevorderen nou niet direct een vlotte en kostenefficiënte projectopvolging. Vision-mobile brengt het overzicht naar je handpalm.

Projectdetails op een tablet.

Infogroen is al meer dan 30 jaar dé nummer 1 in groene automatisering en gebruikt de specifieke business software om bedrijven in de groensector naar een hoger, en vooral efficiënter, niveau te tillen. Wat eind jaren ‘80 begon met relatief eenvoudige calculatie toepassingen, is uitgegroeid tot een ruim aanbod aan modulaire software oplossingen, afgestemd op hoveniers, groenvoorzieners, sw-bedrijven en boomkwekerijen. De verbinding leggen tussen de klant en het werkveld zit Infogroen in het DNA. Beide oprichters zijn opgeleid binnen het groen en spreken de taal. “We beginnen altijd met een inventarisatie van de werkprocessen en de behoeften van het bedrijf in kwestie”, vertelt mede-oprichter en commercieel directeur John Willemsen. “Daarna stellen we de benodigde software op maat samen waarbij we de nodige flexibiliteit inbouwen. Denk bijvoorbeeld aan een dynamische nacalculatie methodiek, waarbij de diepgang variabel is aan de hand van de schaal van het project.”

De planning inzichtelijk op een iPad.

Oplossing op maat

Het succes van het bedrijf spreekt boekdelen. Steeds meer bedrijven maken gebruik van software voor calculatie, nacalculatie en personeelsbeheer, met een gestroomlijnde bedrijfsvoering tot gevolg. Minder tijd achter het bureau, betekent immers meer tijd in het werkveld. Maar Infogroen zag mogelijkheden om nóg beter inzicht te krijgen in de werkzaamheden. Het bedrijf loopt voorop in innovatieve oplossingen om ICT voor het groen te laten werken. Twintig jaar geleden al lanceerde Infogroen een eerste mobiele oplossing voor gebruik in het veld. “Toentertijd nog een groot en duur ding”, lacht John Willemsen. “Maar de mobiele telefonie veranderde en wij veranderden snel mee.” Inmiddels is Vision-Mobile de gebruiksvriendelijke app die op elke smartphone of tablet geïnstalleerd kan worden en rechtstreeks toegang biedt tot de geïntegreerde bedrijfssoftware Groenvision. De verbinding tussen kantoor en de uitvoering.

Gemakkelijk uren en materialen inboeken op een smartphone.

Eenvoudig meer controle 

Willemsen ziet in Vision-Mobile dé oplossing voor bedrijfsautomatisering in de groensector. “We leggen niet zomaar één lijntje van buiten naar binnen, maar tientallen. De groenprofessional heeft via de smartphone of tablet toegang tot het digitale projectdossier zoals tekeningen en documenten met betrekking tot het project. Afspraken die op locatie met de klant gemaakt worden, kunnen rechtstreeks in het dossier opgenomen en zelfs afgetekend worden. Elke werknemer kan zelf uren en extra werkuren boeken, en dreigt een project enorm uit te lopen, dan is dat direct te zien in Vision-Mobile. Het is zelfs mogelijk om aan elke gebruiker van VisionMobile een specifiek toegangsniveau toe te kennen.” Om een optimale functionaliteit te garanderen worden alle aanpassingen in VisionMobile centraal opgeslagen. Iedere werknemer heeft dus te allen tijde zicht op de meest actuele stand van zaken van het project (indien gewenst) en het bijvoorbeeld het saldo van de vrije dagen. Het systeem is eenvoudig en overzichtelijk te bedienen. Rechtstreekse koppelingen met onder meer de camera, gps en telefoonfunctie verhogen de functionaliteit en het hele menu werd herdacht en aangepast op de behoefte vanuit het werkveld. “We lieten onze klanten zelf input leveren en testdraaien en dat merk je in het gebruik.”

Na jarenlange ontwikkeling en aanpassingen weet John zeker dat Vision-Mobile perfect is toegespitst op de behoeften vanuit de operatie. “Maar wie weet welke ontwikkelingen er in de toekomst nog zullen volgen.”