Intelligentere, schnellere und genauere Rechnungsstellung mit E-Invoicing

Digital wird zum Standard

Als Unternehmen in der grünen Branche ist es schön, wenn alle Geschäftsprozesse auf einer Plattform zusammenlaufen. Metacom von Van Meijel Automatisering ist eine solche Plattform, auf der man den gesamten Arbeitsablauf von einer guten Kalkulation bis hin zur Zeiterfassung und Rechnungsstellung einfach, schnell und genau verwalten kann. Arnold Ruisch, Relationship Manager Customer Success bei VanMeijel, stellt fest, dass die automatische Rechnungsstellung immer mehr zum Standard wird.

Marcel van Wensem von eConnect (einem Unternehmen, das an der Modernisierung eines der wichtigsten und zeitaufwändigsten Geschäftsprozesse arbeitet, nämlich der vollständigen Elektronisierung des Verwaltungsprozesses: machine2machine) stimmt zu, dass - auch im grünen Sektor - im Verwaltungsbereich noch viel zu holen ist. "Jede Organisation bearbeitet Rechnungen. Unsere Mission lautet daher: automatische Verwaltung für alle, einschließlich E-Invoicing." 

Was genau ist E-Invoicing?

Zunächst möchte Ruisch klären, was unter E-Invoicing zu verstehen ist. "Damit meinen wir, dass Sie im Verwaltungssystem angeben, dass eine Rechnung endgültig ist, und dass diese Rechnung - ohne weiteren menschlichen Eingriff - an das System des Empfängers geliefert wird, entweder als Buchung oder über ein Genehmigungssystem. Nur dann sind Kosteneinsparungen, Effizienz und Fehlerreduzierung wirklich möglich."

Alles-in-einem-System

Metacom ist die Plattform, die die notwendige Unterstützung für einen beschleunigten, automatisierten Rechnungsstellungsprozess bietet. "Dabei ist alles möglich, um die Anforderungen des Kunden zu erfüllen", sagt Ruisch. "Das System kann die Rechnung automatisch vorbereiten, und wenn das eingestellte Rechnungsdatum erreicht ist, wird ein Genehmigungsweg gestartet. So können die Rechnungen schnell und sicher rausgehen, weil alles über das zuverlässige E-Invoicing-Netzwerk Peppol läuft."

Genauigkeit, Pünktlichkeit und Vollständigkeit 

"Es geht um Genauigkeit, Pünktlichkeit und Vollständigkeit", weiß Van Wensem. "Und genau diese drei Bedingungen sind bei der elektronischen Rechnungsstellung sofort erfüllt." Ruisch erklärt: "Wenn eine elektronische Rechnung über ein zuverlässiges E-Invoicing-Netz läuft, können Sie sicher sein, dass alle Angaben auf der Rechnung (z. B. Lieferant, Rechnungsinhalt usw.) überprüft wurden. Außerdem befinden sich alle Informationen zu den Bestellungen bereits auf der Rechnung, so dass der Rechnungsabgleich mit dem Bestellvorgang ebenfalls automatisiert werden kann. Denn die enormen Vorteile gehen über die Rechnungsstellung hinaus.

Integration der elektronischen Rechnungsstellung in die Software

Die eConnect-Lösung für die elektronische Rechnungsstellung ist hinter den Kulissen in Metacom integriert. "Der Benutzer merkt davon nichts", sagt Van Wensem. "eConnect ist die Software, die die zu verarbeitende Rechnung (Eingang oder Versand) im ERP-System verarbeitet." Diese äußerst niederschwellige Art der elektronischen Rechnungsstellung trägt zu ihrem Erfolg und ihrer Akzeptanz bei. "Es ist also wirklich für jedermann!", schließt Ruisch.