Slimmer, sneller en nauwkeuriger factureren met e-facturatie

Als bedrijf in de groensector is het prettig werken wanneer alle bedrijfsprocessen samenkomen in één platform. Metacom van Van Meijel Automatisering is zo’n platform, waar je de hele workflow van een goede calculatie tot het proces van urenregistratie en facturatie eenvoudig, snel en nauwkeurig kunt beheren. Arnold Ruisch, relatiemanager Customer Success bij VanMeijel merkt dat automatisch factureren meer en meer de standaard wordt.

Marcel van Wensem van eConnect (een bedrijf dat bezig is om één van de meest belangrijke en tijdrovende bedrijfsprocessen te moderniseren: namelijk het geheel elektronisch maken van het administratieproces: machine2machine) beaamt dat er -ook in de groensector- op administratief gebied nog veel winst te behalen valt. “Iedere organisatie verwerkt facturen. Onze missie is dan ook: een automatische administratie voor iedereen, inclusief e-facturatie.” 

Ruisch wil allereerst duidelijk maken wat onder e-facturatie verstaan wordt. “Wij bedoelen daarmee dat je in het administratieve systeem aangeeft dat een factuur definitief is en dat die factuur -zonder dat daar verder menselijk handelen aan te pas komt- wordt afgeleverd in het systeem van de ontvangende partij, als boeking of via een fiatteringssysteem. Pas dan ben je echt goed bezig op het gebied van kostenbesparing, efficiëntie en foutreductie.”

Metacom is hét platform dat de benodigde ondersteuning biedt voor een versneld, geautomatiseerd facturatieproces. “Hierin is alles mogelijk om te voldoen aan de wensen van de opdrachtgever”, zegt Ruisch. “Het systeem kan automatisch de factuur opstellen en wanneer de ingestelde factuurdatum bereikt is, wordt er een fiatteringsroute gestart. Zo kunnen facturen snel en veilig de deur uit omdat alles verloopt via het betrouwbaar e-facturatienetwerk Peppol.”

“Het gaat om juistheid, tijdigheid en volledigheid”, weet Van Wensem. “En precies aan alle drie deze voorwaarden wordt per direct voldaan wanneer je aan e-facturatie doet.” Ruisch licht toe: “Als een e-factuur via een betrouwbaar e-facturatienetwerk komt, dan weet je zeker dat alles op de factuur (zoals leverancier, factuurinhoud etc.) geverifieerd is. Ook alle regelinformatie met orders staan al op de factuur, waardoor factuurmatching met het orderproces ook nog geautomatiseerd zou kunnen worden. Want de enorme winst die er te behalen is, reikt verder dan alleen facturatie.”

De e-facturatie oplossing van eConnect wordt achter de schermen geïntegreerd in Metacom. “De gebruiker merkt hier niks van,” zegt Van Wensem. “eConnect is de software die de te verwerken factuur (inkomend of versturend) afhandelt in het ERP-systeem.” Deze superlaagdrempelige manier van e-facturatie draagt bij aan het succes en de acceptatie ervan. “Het is dus écht voor iedereen!”, zegt Ruisch tot slot.